Privacy Policy Probitas 1492 (Europe) SRL/BV (NL) | Probitas 1492

Wie zijn wij

Probitas 1492 (Europe) SRL/BV (“Probitas Europe”, “wij”, “ons”, “onze”) is een onderneming die diensten verleent en deel uitmaakt van de Probitas-groep van ondernemingen. Probitas Europe is onderworpen aan Belgische wetgeving met maatschappelijke zetel te Havenlaan 86c, bus 204, 1000 Brussel, België en geregistreerd onder het ondernemingsnummer 771.950.942. Probitas Europe is door de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (“FSMA”, www.fsma.be) gemachtigd en gereglementeerd als gevolmachtigd onderschrijver en herverzekeringsmakelaar om activiteiten inzake (her)verzekeringsdistributie uit te oefenen in België, in de gehele EER via de vrijheid van dienstverlening en in het Verenigd Koninkrijk via een bijkantoor dat door de Financial Conduct Authority (“FCA”, www.fca.org.uk/) gemachtigd en gereglementeerd is en waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 88 Leadenhall Street, Londen EC3A 3BP. Het bijkantoor in het Verenigd Koninkrijk zal optreden als aangewezen vertegenwoordiger van Probitas Managing Agency Limited (PMA).

Probitas Syndicaat 1492 wordt bij Lloyd’s beheerd door PMA.

Zowel Probitas Europe als PMA zijn geregistreerde verwerkingsverantwoordelijken. Alle persoonsgegevens die in het kader van de activiteiten van Probitas Europe worden verwerkt, worden in de eerste plaats door Probitas Europe zelf beheerd.

Ons Privacybeleid

Probitas Europe zet zich in voor de bescherming van informatie waarmee u of andere individuen kunnen worden geïdentificeerd en waarmee zij in verband kunnen worden gebracht (“persoonsgegevens“), met inbegrip van informatie met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen/overtredingen of informatie (met name betreffende de gezondheid) waarop artikel 9 en 10 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van toepassing zijn (“bijzondere categorieën van persoonsgegevens“), en de naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming.

In dit privacybeleid wordt uiteengezet hoe wij persoonsgegevens verzamelen en delen voor het beheer van verzekeringspolissen en herverzekeringscontracten.

De personen op wie dit privacybeleid van toepassing is

Onder meer: verzekeringnemers, verzekerden, herverzekerden, cliënten, leveranciers, adviseurs, dienstverleners, verzoekers, begunstigden of schadelijders en hun agenten en verwanten (“u” of “uw”).

Gelaagde aanpak

Volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming moeten wij u veel informatie geven over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken – een grote hoeveelheid informatie die verwarrend kan worden.

Wij hanteren daarom een gelaagde aanpak om u de wettelijk vereiste informatie te verstrekken. Dit betekent dat wij de vereiste informatie in een aantal verschillende formaten en documenten kunnen verstrekken. Het betekent dat wij u in ons eerste contact met u misschien alleen de belangrijkste informatie verstrekken over hoe wij uw persoonsgegevens zullen gebruiken, maar dat wij u altijd kunnen doorverwijzen voor verdere informatie over onze privacypraktijken.

Als u bijvoorbeeld een verzekeringspolis bij ons afsluit, dan kunnen wij u informeren op drie niveaus:

een korte privacyverklaring in uw polisdocumentatie die verwijst naar dit privacybeleid;
toegang tot dit privacybeleid online of per post; en
toegang, via dit privacybeleid, tot een standaardinformatiemededeling over de verzekeringsmarkt, waarin nader wordt uitgelegd hoe de verzekeringsmarkt werkt en persoonsgegevens gebruikt om (her)verzekeringsdekking te bieden.

Welke informatie verzamelen wij over u

Om onze (her)verzekeringsdiensten aan u te kunnen leveren, kunnen wij de volgende informatie verzamelen:

informatie die u verstrekt door formulieren in te vullen of te uploaden;
contactgegevens en identificatiegegevens, zoals uw naam, adres, geboortedatum, e-mail, gegevens van andere personen die u op het voorstel of de polis vermeldt en uw relatie tot hen;
financiële informatie, zoals bankgegevens, salarissen, bijzonderheden over verzekerde goederen of vereiste dekking, inclusief de locatie van die voorwerpen, indien van toepassing;
gegevens over persoonlijk letsel of medische aandoeningen indien deze relevant zijn voor uw product of schadeclaim;
gegevens over eerdere verzekeringsdekking en gegevens over eventuele schadeclaims die zijn ingediend in het kader van lopende/vorige verzekeringen, die bijzondere categorieën van persoonsgegevens kunnen omvatten;
informatie over strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten, zoals vonnissen van rechtbanken of gevallen van faillissement of interne onderzoeken;
krediet-, fraude- en anti-witwascontroles en sancties;
details van eventuele klachten die u naar voren brengt;
indien u contact met ons opneemt, kunnen wij een verslag bewaren van die correspondentie, voicemail of details van gesprekken die wij met u hebben gevoerd;
gegevens over transacties die u via onze portalen verricht, met inbegrip van de verkregen prijsopgaven voor verzekeringsdiensten en de verzekeringspolissen; en
informatie die beschikbaar is uit publiek toegankelijke bronnen, met inbegrip van websites van de sociale media en van andere derden.

Hoe en waarom wij uw informatie gebruiken

Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor:

offerte en aanvangsdoeleinden:

het nemen van beslissingen over het al dan niet verstrekken van (her)verzekeringen;
de aanmelding van u als klant, met inbegrip van identiteits-, fraude-, krediet- en anti-witwascontroles en sancties;
de evaluatie van de te dekken risico’s en afstemming op een passende polis/premie;

beheer van de polis:

de inning en terugbetaling van premies;
algemene klantenzorg, met inbegrip van de communicatie met u over de administratie en gevraagde wijzigingen in uw polis;
de toezending van uw polisdocumentatie;
het corresponderen met cliënten, begunstigden en schadelijders om de (her)verzekeringspolissen te vergemakkelijken;

verwerking van schadegevallen:

het beheer van schadegevallen;
het verdedigen of vervolgen van rechtsvorderingen;
het onderzoeken en vervolgen van fraude;
om onze wettelijke rechten of andere rechten van derden uit te oefenen, te verdedigen en te beschermen en/of om vorderingen te verdedigen of in te stellen;

verlengingen:

contact met u op te nemen met het oog op de verlenging van uw verzekeringspolis;

levenscyclus van de verzekering:

algemene risicomodellering en onderschrijving;
om onze boekhouding en administratie te voeren;
het naleven van onze wettelijke of reglementaire verplichtingen;

overdracht van handelsportefeuilles, verkoop van bedrijven, fusies of overnames;
om aan ons verschuldigde betalingen te innen en, waar nodig, die inning af te dwingen door het inschakelen van incassobureaus of het nemen van andere juridische stappen;
om inzicht te krijgen in de dienst die wij verlenen en om onze activiteiten te verbeteren:

om onze diensten/communicatie te wijzigen, te personaliseren of op andere wijze te verbeteren;
om onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren en uit te breiden;
voor onderzoek en ontwikkeling van nieuwe producten;
om marktinformatie te verzamelen, met personen te communiceren en aanbiedingen op hen af te stemmen
voor opleidings- en kwaliteitsdoeleinden;
om gegevensanalyses uit te voeren, die ons helpen risico’s te beoordelen, de juiste prijs voor onze producten te bepalen en onze diensten te verbeteren;

om onze infrastructuur en bedrijfsactiviteiten te beheren en te voldoen aan interne beleidslijnen en procedures;
om de veiligheid van ons netwerk en onze informatiesystemen te verbeteren;
om transacties te controleren om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen;
om procedures na te leven, fraude te bestrijden en de naleving van Europese, Britse en internationale sancties te verzekeren;
om u op de hoogte te brengen van wijzigingen aan onze diensten of om aan uw verzoeken te voldoen en uw vragen te beantwoorden; en
voor marketingdoeleinden per post en per e-mail (in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving).

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken omdat:

het noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract: wanneer wij een contract hebben met u of met een derde namens u, verwerken wij uw informatie om dat contract uit te voeren en u onze diensten te verlenen;

het noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang: bijvoorbeeld de analyse van schadegevallen om verzekeringsrisico’s en premies te berekenen;
het een gerechtvaardigd belang is van ons of van derden: voor de preventie en opsporing van fraude, de analyse van schadeclaims, elke verkoop, fusie of overname van de gehele of een deel van de Probitas-groep, om onze diensten te verbeteren, om ervoor te zorgen dat we onze producten op de juiste manier prijzen, om risico’s te beheren, om ons bedrijf efficiënt te beheren, om audits uit te voeren en om nauwkeurige dossiers bij te houden. Wanneer wij persoonsgegevens verwerken om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen, wegen wij deze altijd af tegen uw fundamentele rechten en vrijheden en stellen wij sterke waarborgen in om ervoor te zorgen dat uw privacy wordt beschermd;
wij uw toestemming hebben;. als wij uw toestemming nodig hebben, zal dit duidelijk worden gemaakt op het moment dat uw informatie wordt verzameld; of
om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan Probitas Europe is onderworpen (met inbegrip van verplichtingen uit hoofde van buitenlandse wetgeving, wetshandhaving, vereisten van rechtbanken en regelgevende instanties waaraan Probitas Europe is onderworpen).

Wij kunnen uw bijzondere categorieën van persoonsgegevens of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen/strafbare feiten verwerken omdat:

het noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechtsvorderingen;

wij uw uitdrukkelijke toestemming hebben; of
wij anderszins gemachtigd zijn door de EU-wetgeving of de wetgeving van een lidstaat.

Hoe wij uw informatie verzamelen

Afhankelijk van welke van onze diensten u gebruikt, kunnen wij informatie over u verzamelen uit verschillende bronnen, waaronder:

rechtstreeks van u;
van de houder van de polis waar u begunstigde van bent;
van uw familieleden, werkgever of vertegenwoordiger zoals een verzekeringsmakelaar;
van andere (her)verzekeringsmaatschappijen, verzekerden of zakenpartners;
van kredietinformatiebureaus;
van fraudebestrijdingsdatabanken, sanctielijsten, rechterlijke uitspraken en andere publiek toegankelijke databanken;
van overheidsagentschappen zoals de FOD Mobiliteit en de FOD Financiën; en
in geval van een schadegeval, van derden met inbegrip van de andere partij bij het schadegeval (eiser/verweerder), getuigen, deskundigen (met inbegrip van medische deskundigen), schaderegelaars, advocaten en schadebehandelaars.

Met wie delen wij uw informatie en waarom?

Wij kunnen uw informatie delen met:

derden-leveranciers die namens ons producten en diensten helpen leveren, zoals aanbieders van betaalkaarten, afhandelaars van claims, aanbieders van gegevensopslag, organisatoren van evenementen;
binnen de Probitas-groep van ondernemingen, met inbegrip van PMA, voor het beheer van uw polis en daarmee verband houdende vorderingen;
nationale fraudebestrijdingsdatabanken;
accountants, regelgevers, met inbegrip van Lloyd’s en de ombudsman, indien vereist door wettelijke of reglementaire verplichtingen;
derden in geval van verkoop, fusie of overname van (een deel van) de Probitas-groep; en
herverzekeraars en makelaars in herverzekering.

Probitas Europe kan uw informatie doorgeven aan een land buiten de Europese Economische Ruimte om onze diensten te leveren. Probitas Europe zorgt ervoor dat deze overdracht en verwerking wordt uitgevoerd met de gepaste waarborgen en in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming. Probitas Europe geeft gegevens door aan haar vestiging in het Verenigd Koninkrijk, op basis van een adequaatheidsbesluit van de EU-Commissie.

Als we uw persoonsgegevens delen, is dat alleen voor de doeleinden die in dit privacybeleid zijn uiteengezet en blijven we verantwoordelijk voor het beheer en de beveiliging van de persoonsgegevens. Wanneer Probitas Europe uw persoonsgegevens aan een derde partij verstrekt, eisen wij dat die derde partij passende technische en organisatorische maatregelen neemt om uw persoonsgegevens te beschermen.

Wij zullen uw informatie delen indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij kunnen uw informatie delen met handhavings- of openbare en overheidsinstanties indien zij ons daarom verzoeken, of met een derde partij in het kader van feitelijke of dreigende gerechtelijke procedures, mits wij dit kunnen doen in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Hoe lang bewaren wij uw informatie?

Probitas Europe bewaart uw persoonsgegevens zo lang als redelijkerwijze noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor deze oorspronkelijk is verzameld en toegestaan door de wetgeving inzake gegevensbescherming. Hoe lang we uw persoonsgegevens bewaren, wordt bepaald in overeenstemming met de volgende criteria:

uw relatie met ons en de soorten producten en diensten die u bij ons hebt;
hoe lang het redelijk is om gegevens te bewaren om aan te tonen dat wij onze verplichtingen jegens u uit hoofde van de wet zijn nagekomen;
de verjaringstermijnen waarbinnen vorderingen kunnen worden ingediend;
de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven door de wet of door regelgevende instanties, beroepsorganisaties of verenigingen; en
het bestaan van eventuele relevante procedures.

Wanneer uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn, zullen wij ervoor zorgen dat deze veilig worden verwijderd.

Hoe houden wij uw informatie veilig

Wij doen er alles aan om uw informatie veilig te houden. Helaas kan de veiligheid van gegevensoverdracht via het internet of een website niet worden gegarandeerd. We hebben fysieke, elektronische en operationele procedures ingevoerd om de informatie die we verzamelen te beschermen en te beveiligen. Alle medewerkers van Probitas Europe hebben de wettelijke plicht om de vertrouwelijkheid van informatie te respecteren, en de toegang tot vertrouwelijke informatie is beperkt tot diegenen die een redelijke noodzaak hebben om toegang te krijgen tot deze informatie.

Wanneer wij u een wachtwoord hebben gegeven (of wanneer u zelf een wachtwoord hebt gekozen) dat u toegang geeft tot een portaal dat wij beheren, bent u verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van dit wachtwoord en voor het naleven van alle andere veiligheidsprocedures waarvan wij u op de hoogte stellen. Wij verzoeken u uw wachtwoord met niemand te delen.

Uw rechten met betrekking tot uw informatie

Wetgeving inzake gegevensbescherming geeft u rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren, waaronder het recht om:

informatie te krijgen over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens en/of kopie te krijgen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren (recht van toegang);
eventuele onnauwkeurigheden in de persoonsgegevens die wij over u hebben bij te werken (recht op rectificatie);
uw persoonsgegevens die wij niet langer rechtmatig mogen gebruiken, die niet langer noodzakelijk zijn in verband met de doeleinden of wanneer u gebruik hebt gemaakt van uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, te laten wissen (recht op gegevenswissing);
uw toestemming in te trekken voor verwerkingen die op de toestemming zijn gebaseerd;
bezwaar te maken tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen, tenzij onze redenen om die verwerking uit te voeren zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die u mogelijk hebt (recht van bezwaar);
bezwaar te maken tegen direct marketing;
de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer een klacht wordt onderzocht of in andere specifieke omstandigheden (recht op beperking van de verwerking); en
uw persoonsgegevens aan een derde over te dragen in een gestandaardiseerd machineleesbaar formaat (recht op gegevensoverdraagbaarheid).

Indien u een van uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u uw verzoek schriftelijk richten aan onze functionaris voor gegevensbescherming, wiens contactgegevens u hieronder kunt vinden Hoe kunt u contact met ons opnemen.

In bepaalde omstandigheden kan het nodig zijn uw rechten te beperken om het algemeen belang (bv. het voorkomen of opsporen van misdrijven) en onze belangen (bv. de handhaving van wettelijke privileges) te vrijwaren.

Deze rechten zijn niet absoluut en wij zullen u in onze correspondentie met u laten weten of wij denken dat zij op u van toepassing zijn.

In antwoord op een verzoek kunnen wij u vragen uw identiteit te verifiëren en informatie te verstrekken die ons helpt uw verzoek beter te begrijpen. Zodra wij over de nodige informatie van u beschikken en tot de conclusie zijn gekomen dat uw verzoek geldig is, zullen wij u binnen een maand na ontvangst van een verzoek antwoorden.

Toestemming

Uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden kan noodzakelijk zijn om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming; en wanneer dit het geval is, zullen wij u om uw toestemming vragen in overeenstemming met die wetgeving.

U kunt uw toestemming voor een dergelijke verwerking te allen tijde intrekken, zonder dat deze intrekking gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking. Indien u echter uw toestemming intrekt met betrekking tot (her)verzekeringsdekking die wij hebben verstrekt, zal dit waarschijnlijk gevolgen hebben voor ons vermogen om (her)verzekeringsdekking te verstrekken en claims uit hoofde van de dekking te betalen.

Cookiebeleid

Probitas Europe gebruikt alleen cookies voor sessiebeheer, en we verzamelen geen persoonlijke gegevens van gebruikers of bewaren deze niet. Om het gebruik van onze website te monitoren maken wij gebruik van Google Analytics. Google Analytics verzamelt informatie over websitetrends, zonder individuele bezoekers te identificeren. Google Analytics gebruikt een verschillende set cookies voor elke website, en bezoekers worden niet getraceerd doorheen meerdere sites.

Klachtenprocedure en/of de uitoefening van uw rechten

Als u niet tevreden bent met ons antwoord op uw verzoek, of als u van mening bent dat de manier waarop wij uw informatie hebben verwerkt niet in overeenstemming is met de wetgeving inzake gegevensbescherming, horen wij dat graag van u, zodat wij het probleem kunnen oplossen of ons besluit nader kunnen toelichten.

U kunt ook contact opnemen met de bevoegde toezichthouder voor gegevensbescherming, de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, voor advies of om een klacht in te dienen. U kunt contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit op het volgende adres

Online: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger

Email: contact@apd-gba.be

Post: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (BE)

Telefoon: +32 (0)2 274 48 00 (lokaal tarief)

Hoe ons te contacteren

Indien u vragen, opmerkingen of klachten hebt, of indien u uw rechten inzake gegevensbescherming wenst uit te oefenen, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van Probitas Europe, David Matthys:

david.matthys@probitas1492.com

Of per post naar het volgende adres:

Functionaris voor Gegevensbescherming

Probitas 1492 (Europa)
Havenlaan 86c, bus 204,
1000 Brussel,
België

Wijzigingen aan ons privacybeleid

Onze privacyverklaring wordt regelmatig herzien en de meest recente versie is beschikbaar op deze website. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt in januari 2022.