Politique de Confidentialité

Qui sommes-nous  |  Notre Politique de Confidentialité  |  Comment et pourquoi nous utilisons vos informations | Combien de temps conservons-nous vos informations? | Consentement | Politique en matière de cookies | Procédure de plainte et/ou exercice de vos droits | Comment nous contacter

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Qui sommes-nous?

Probitas 1492 (Europe) SRL/BV (“Probitas Europe”, “nous”, “notre”, “nos”) est une société de services qui fait partie du groupe de sociétés Probitas. Probitas Europe est régie par le droit belge, son siège social est établi Avenue du Port 86c, Boîte 204, 1000 Bruxelles, Belgique et est enregistrée sous le numéro RPM Bruxelles 771.950.942. Probitas Europe est autorisée et réglementée par l’Autorité des Services et Marchés Financiers (“FSMA”, www.fsma.be) en tant que souscripteur mandaté et courtier de réassurances pour exercer des activités de distribution d’assurances/de réassurances en Belgique, dans toutes les autres juridictions de l’EEE en vertu de la libre prestation des services et au Royaume-Uni via une succursale autorisée et réglementée par la Financial Conduct Authority (“FCA”, www.fca.org.uk/) dont le siège social est établi 88 Leadenhall Sreet, Londres EC3A 3BP. La succursale britannique agira en tant que représentant désigné de Probitas Managing Agency Limited (PMA).

Probitas Syndicate 1492 est gérée au Lloyd’s par PMA.

Tant Probitas Europe que PMA sont des responsables de traitement enregistrés.  Toute donnée à caractère personnel traitée dans le cadre des activités de Probitas Europe est contrôlée principalement par Probitas Europe.

Notre Politique de Confidentialité

Probitas Europe s’engage à protéger les informations qui vous identifient et se rapportent à vous ou à d’autres personnes (” données à caractère personnel “), en ce y compris les informations relatives aux condamnations pénales et aux infractions ou les informations (notamment concernant la santé) soumises aux articles 9 et 10 du Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 (“données sensibles“), et à se conformer aux lois sur la protection des données.

La présente politique de confidentialité définit nos pratiques de collecte et de partage des données à caractère personnel en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous collectons et utilisons pour la gestion des contrats d’assurance et des contrats de réassurance.

Les personnes auxquelles s’applique la présente politique de confidentialité

En ce y compris : les preneurs d’assurance, les assurés, les réassureurs, les clients, les fournisseurs, les conseillers, les prestataires de services, les personnes intéressées, les bénéficiaires ou les requérants et leurs agents et parents (“vous” ou “votre”).

Approche en plusieurs niveaux

La réglementation sur la protection des données nous oblige à vous fournir de nombreuses informations sur la manière dont nous recueillons et utilisons vos informations personnelles – et toutes ces informations peuvent aisément devenir une source de confusion.

Nous utilisons une approche en plusieurs niveaux pour vous fournir les informations requises par la loi. Cela signifie que nous pouvons fournir les informations requises dans un certain nombre de formats et de documents différents. Cela signifie que, lors de notre premier contact avec vous, nous pouvons vous fournir uniquement les informations les plus importantes sur la manière dont nous utiliserons vos informations personnelles, mais nous vous fournirons toujours un accès facile à toutes les informations supplémentaires dont vous avez besoin concernant nos pratiques en matière de confidentialité.

Par exemple, si vous souscrivez une police d’assurance auprès de nous, nous pouvons utiliser une approche à trois niveaux :

• une politique de confidentialité abrégée dans votre documentation relative à la police, qui fait référence à la présente politique de confidentialité ;
• accès à cette politique de confidentialité en ligne ou par courrier ; et
• accès, via cette politique de confidentialité, à une notice d’information standard du marché de l’assurance qui explique plus en détail comment le marché de l’assurance fonctionne et utilise les informations personnelles pour fournir une couverture d’assurance/réassurance.

Quelles informations recueillons-nous à votre sujet ?

Afin de vous fournir nos services d’assurance/réassurance, nous pouvons recueillir les informations suivantes :

• les informations que vous fournissez en remplissant des formulaires ou en téléchargeant des formulaires ;
• les coordonnées et les informations d’identification telles que votre nom, votre adresse, votre date de naissance, votre adresse email, les coordonnées des personnes supplémentaires que vous incluez dans la proposition ou la police et votre relation avec elles ;
• les informations financières telles que les coordonnées bancaires, les salaires, les détails des articles assurés ou de la couverture requise, en ce y compris l’emplacement de ces articles, le cas échéant ;
• les détails des blessures personnelles ou les conditions médicales, si elles sont pertinentes pour votre produit ou votre réclamation ;
• les détails de la couverture d’assurance précédente et les détails de toute réclamation soumise dans le cadre de l’assurance actuelle/précédente, qui peuvent inclure des données sensibles ;
• des informations sur des condamnations pénales ou des infractions telles que des jugements, des cas de faillite ou des enquêtes internes ;
• les crédits, les fraudes, la lutte contre le blanchiment et les contrôles du respect des sanctions ;
• les détails de vos éventuelles plaintes ;
• si vous nous contactez, nous pouvons conserver un enregistrement de cette correspondance, des messages vocaux ou des détails de toute conversation que nous pouvons avoir avec vous ;
• les détails des transactions que vous effectuez via nos portails, y compris les devis obtenus pour des services d’assurance et les polices d’assurance ; et
• les informations disponibles auprès de sources accessibles au public, y compris les sites web de réseaux sociaux et d’autres tiers.

Comment et pourquoi nous utilisons vos informations

Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour :

• devis et lancement
  • prendre des décisions sur l’opportunité de fournir une (ré)assurance ;
  • pour vous établir en tant que client, en ce y compris les contrôles d’identité, de fraude, de crédit et de lutte contre le blanchiment d’argent et les contrôles du respect des sanctions ;
  • évaluer les risques à couvrir et les faire correspondre à la police/prime appropriée ;
• administration de la police :
  • collecte et remboursement des primes ;
  • le suivi général des clients, en ce y compris la communication avec vous concernant l’administration et les modifications demandées de votre police d’assurance ;
  • vous envoyer la documentation relative à votre police ;
  • correspondre avec les clients, les bénéficiaires et les requérants afin de faciliter les polices d’assurance et de réassurance ;
• traitement des réclamations :
  • gestion des réclamations d’assurance ;
  • la défense ou la poursuite d’actions en justice ;
  • l’enquête et la poursuite de la fraude ;
  • pour exercer, défendre et protéger nos droits légaux ou d’autres droits de tiers et/ou pour défendre ou faire des réclamations ;
• renouvellements :
  • vous contacter afin de renouveler votre police d’assurance ;
• cycle de vie de l’assurance :
  • modélisation et souscription des risques généraux ;
  • pour tenir nos comptes et registres ;
  • se conformer à nos obligations légales ou réglementaires ;
• transfert de portefeuilles, vente de sociétés, fusions ou acquisitions ;
• recouvrer les paiements qui nous sont dus et, le cas échéant, faire exécuter ce recouvrement en faisant appel à des agences de recouvrement ou en engageant d’autres actions en justice ;
• pour analyser le service que nous fournissons afin de le comprendre et d’améliorer notre activité :
  • pour modifier, personnaliser ou améliorer de toute autre manière nos services/communications ;
  • pour exploiter et développer nos activités commerciales ;
  • pour la recherche et le développement de nouveaux produits ;
  • pour recueillir des informations sur le marché, communiquer avec les personnes et adapter les offres à leurs besoins ;
  • à des fins de formation et de qualité ;
  • pour effectuer des analyses de données, ce qui nous aide à évaluer les risques, à fixer le prix de nos produits de manière appropriée et à améliorer nos propres services ;
• pour gérer notre infrastructure, nos opérations commerciales et nous conformer aux politiques et procédures internes ;
• pour renforcer la sécurité de notre réseau et de nos systèmes d’information ;
• pour surveiller les transactions afin de garantir la qualité du service ;
• pour respecter les procédures, lutter contre la fraude et assurer le respect des sanctions européennes, britanniques et internationales ;
• pour vous informer des modifications apportées à notre service ou pour répondre à vos demandes et à vos questions ; et
• à des fins de marketing par courrier postal et électronique (conformément à la législation applicable).

Nous pouvons traiter vos données personnelles parce que :

• vos données sont nécessaires à l’exécution d’un contrat : lorsque nous avons un contrat avec vous ou avec un tiers en votre nom, nous traiterons vos informations afin d’exécuter ce contrat et de vous fournir nos services ;
• vos données sont nécessaires à l’exécution d’une tâche effectuée dans l’intérêt public : par exemple, l’analyse des sinistres afin de calculer les notations de risque et les primes d’assurance ;
• le traitement est dans notre intérêt légitime ou celui d’un tiers : pour la prévention et la détection de la fraude, l’analyse des réclamations, toute vente, fusion ou acquisition de tout ou partie du groupe Probitas, pour améliorer nos services, pour s’assurer que nous fixons le prix de nos produits de manière appropriée, pour gérer le risque, pour gérer notre activité de manière efficace, pour effectuer des audits et pour maintenir des dossiers précis. Lorsque nous traitons des informations personnelles pour satisfaire nos intérêts légitimes, nous les mettons toujours en balance avec vos droits et libertés fondamentaux et mettons en place des garanties solides pour assurer la protection de votre vie privée ;
• nous avons votre consentement. Si nous avons besoin de votre consentement, cela sera précisé au moment de la collecte de vos informations ; ou
• pour se conformer aux obligations légales auxquelles Probitas Europe est soumise (y compris les obligations découlant du droit étranger, les exigences des autorités chargées de l’application de la réglementation, des tribunaux et des organismes de réglementation auxquelles Probitas Europe est soumise).

Nous pouvons traiter vos données sensibles ou les détails des condamnations pénales ou des infractions parce que :

• il est nécessaire pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
• nous avons votre consentement explicite ; ou
• nous sommes autrement autorisés par la législation de l’UE ou des États membres.

Comment nous collectons vos informations

Selon les services que vous utilisez, nous pouvons collecter des informations vous concernant auprès de diverses sources, notamment :

• directement auprès de vous ;
• auprès du preneur d’assurance de la police dont vous bénéficiez ;
• auprès des membres de votre famille, votre employeur ou un représentant tel qu’un courtier en assurances ;
• auprès d’autres compagnies d’assurance ou de réassurance, des assurés ou des partenaires commerciaux ;
• auprès d’agences de référence pour crédit ;
• dans les bases de données anti-fraude, les listes de sanctions, les jugements des tribunaux et autres bases de données accessibles au public ;
• auprès des autorités gouvernementales telles que le SPF Mobilité et le SPF Finances ; et
• en cas de sinistre, auprès de tiers, y compris l’autre partie au sinistre (demandeur/défendeur), les témoins, les experts (y compris les experts médicaux), les experts en sinistres, les avocats et les gestionnaires de sinistres.

Avec qui partageons-nous vos informations et pourquoi ?

Nous pouvons partager vos informations avec :

• nos fournisseurs de services tiers qui nous aident à fournir des produits et des services en notre nom, tels que les fournisseurs de cartes de paiement, les gestionnaires de sinistres, les fournisseurs de stockage de données et les organisateurs d’événements ;
• le groupe de sociétés Probitas, en ce y compris PMA, pour gérer votre police et toute demande d’indemnisation connexe ;
• les bases de données nationales anti-fraude ;
• les auditeurs, les régulateurs, en ce y compris Lloyd’s et l’ombudsman, lorsque des obligations réglementaires ou légales l’exigent ;
• des tiers en cas de vente, de fusion ou d’acquisition de tout ou partie du groupe Probitas ; et
• des réassureurs et courtiers en réassurance.

Probitas Europe peut transférer vos informations vers un pays situé en dehors de l’Espace économique européen afin de fournir nos services. Probitas Europe s’assure que ce transfert et ce traitement sont effectués avec les garanties appropriées et en conformité avec les lois sur la protection des données. Probitas Europe transfère les données à sa succursale britannique, sur la base d’une décision d’adéquation de la Commission européenne.

Si nous partageons vos données personnelles, c’est uniquement aux fins énoncées dans cette politique de confidentialité et nous restons responsables de la gestion et de la sécurité des informations personnelles. Lorsque Probitas Europe divulgue vos données à caractère personnel à un tiers, nous demandons à ce tiers de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel.

Nous partagerons vos informations si la loi nous y oblige. Nous pouvons partager vos informations avec les autorités chargées de l’application de la loi ou les autorités publiques et gouvernementales si elles nous le demandent, ou avec un tiers dans le cadre d’une procédure judiciaire réelle ou imminente, à condition que nous puissions le faire dans le respect des lois sur la protection des données.

Combien de temps conservons-nous vos informations ?

Probitas Europe conserve vos informations personnelles aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été initialement collectées et autorisé par la réglementation sur la protection des données. La durée de conservation de vos informations personnelles est déterminée en fonction des critères suivants :

• votre relation avec nous et les types de produits et de services que vous avez avec nous ;
• la durée pendant laquelle il est raisonnable de conserver les dossiers pour démontrer que nous avons rempli nos obligations envers vous en vertu de la loi ;
• tout délai de prescription dans lequel des réclamations pourraient être faites ;
• toute période de conservation prescrite par la loi, par des régulateurs, des organismes professionnels ou des associations ; et
• l’existence de toute procédure pertinente.

Lorsque vos données personnelles ne sont plus nécessaires, nous veillons à ce qu’elles soient supprimées en toute sécurité.

Comment assurons-nous la sécurité de vos informations ?

Nous nous engageons à assurer la sécurité de vos informations. Malheureusement, aucune transmission de données sur Internet ou sur un site Web ne peut être garantie comme étant sûre. Nous avons mis en place des procédures physiques, électroniques et opérationnelles destinées à sauvegarder et à sécuriser les informations que nous recueillons. Tout le personnel de Probitas Europe a l’obligation légale de respecter la confidentialité des informations, et l’accès aux informations confidentielles est limité aux seules personnes qui ont raisonnablement besoin d’y accéder.

Lorsque nous vous avons donné (ou lorsque vous avez choisi) un mot de passe qui vous permet d’accéder à un portail que nous exploitons, vous êtes responsable de la confidentialité de ce mot de passe et du respect de toute autre procédure de sécurité dont nous vous informons. Nous vous demandons de ne pas partager votre mot de passe avec qui que ce soit.

Vos droits relatifs à vos informations

La réglementation sur la protection des données vous confère des droits relatifs aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet et peut inclure le droit :

• d’exiger que nous vous fournissions des détails supplémentaires sur l’utilisation que nous faisons de vos informations personnelles et/ou vous fournir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet (droit d’accès) ;
• de nous demander de rectifier toute inexactitude dans les informations personnelles que nous détenons à votre sujet (droit de rectification) ;
• de nous demander d’effacer les informations personnelles vous concernant que nous n’avons plus de motif légitime d’utiliser, qui ne sont plus nécessaires au regard des finalités ou lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (droit à l’effacement) ;
• de nous demander, lorsque le traitement est fondé sur le consentement, de mettre fin à ce traitement particulier en retirant votre consentement ;
• de s’opposer à tout traitement fondé sur nos intérêts légitimes, sauf si les raisons pour lesquelles nous entreprenons ce traitement l’emportent sur les intérêts, droits et libertés que vous pouvez avoir (droit d’opposition) ;
• de s’opposer au marketing direct ;
• de limiter la manière dont nous utilisons vos informations personnelles pendant l’instruction d’une plainte ou dans d’autres circonstances spécifiques (droit à la limitation du traitement) ; et
• transférer vos informations personnelles à un tiers dans un format standardisé lisible par machine (droit à la portabilité des données).

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, veuillez adresser votre demande par écrit à notre délégué à la protection des données dont les coordonnées figurent ci-dessous dans la section Comment nous contacter.

Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à restreindre vos droits afin de préserver l’intérêt public (par exemple, pour la prévention ou la détection de la criminalité) et nos intérêts (par exemple, le maintien d’un secret professionnel).

Ces droits ne sont pas absolus et nous vous ferons savoir dans notre correspondance si nous pensons qu’ils s’appliquent à vous.

Nous pouvons, en réponse à une demande, vous demander de vérifier votre identité et de fournir des informations qui nous aident à mieux comprendre votre demande. Une fois que nous aurons obtenu les informations nécessaires de votre part et que nous aurons conclu que votre demande est valable, nous vous répondrons dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Consentement

Votre consentement au traitement de vos informations personnelles à certaines fins peut être nécessaire pour être en conformité avec les lois applicables en matière de protection des données ; et si tel est le cas, nous vous demanderons votre consentement conformément à ces lois.

Vous pouvez retirer votre consentement à ce traitement à tout moment, sans que ce retrait n’affecte la légalité du traitement fondé sur le consentement avant le retrait. Toutefois, si vous retirez votre consentement en ce qui concerne la couverture d’assurance/de réassurance que nous avons fournie, cela risque d’avoir un impact sur notre capacité à fournir une couverture d’assurance/de réassurance et à régler les sinistres au titre de cette couverture.

Politique en matière de cookies

Probitas Europe n’utilise les cookies que pour la gestion des sessions, et nous ne collectons pas et ne conservons pas les données personnelles des utilisateurs. Afin de surveiller l’utilisation de notre site Web, nous utilisons Google Analytics. Google Analytics collecte des informations sur les tendances du site web, sans identifier les visiteurs individuels. Google Analytics utilise un ensemble de cookies différent pour chaque site web, et les visiteurs ne sont pas suivis sur plusieurs sites.

Procédure de plainte et/ou exercice de vos droits

Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, veuillez adresser votre demande par écrit à notre délégué à la protection des données dont les coordonnées figurent ci-dessous dans la section Comment nous contacter.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse à votre demande, ou si vous pensez que la manière dont nous avons traité vos informations n’est pas conforme aux lois sur la protection des données, nous aimerions connaître votre avis afin de pouvoir régler le problème ou d’expliquer davantage notre décision.

Vous pouvez également contacter notre régulateur de la protection des données, l’Autorité belge de Protection des Données, pour obtenir des conseils et des avis ou pour déposer une plainte. L’Autorité de Protection des Données peut être contactée à l’adresse suivante

En ligne : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen

Email : contact@apd-gba.be

Courrier : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (BE)

Téléphone : +32 (0)2 274 48 00 (tarif local)

Comment nous contacter

Si vous avez des questions, des commentaires, des plaintes ou si vous souhaitez exercer vos droits en matière de protection des données, veuillez contacter le délégué à la protection des données de Probitas Europe, David Matthys, à l’adresse suivante :

david.matthys@probitas1492.com

Ou par courrier à l’adresse suivante :

Délégué à la Protection des Données
Probitas 1492 (Europe)
Avenue du Port 86c, Boîte 204,
1000 Bruxelles,
Belgique

Modifications de notre Politique de Confidentialité

Nous révisons régulièrement notre politique de confidentialité et la dernière version sera disponible sur ce site web. Cette politique de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois en janvier 2022.